Ako napísať Business Continuity Plan (BCP) ?

Business Continuity Plan patrí do oblasti riadenia nazývanej aj Business Continuity Management, ktorá je zameraná na to, aby organizácia a jej manažment zabezpečili permanentnú dostupnosť. Týka sa to všetkých kritických funkcií organizácie voči klientom, dodávateľom a ostatným tretím stranám. Teda aby v prípade ich prerušenia bola zaistená čo najrýchlejšia obnova bežnej prevádzky.

BCP popisuje kroky, ktoré je potrebné podniknúť v prípade vzniku skutočnosti, ktorá môže ohroziť chod firmy. Napríklad pri zlyhaní servera alebo kľúčového výrobného zariadenia v sériovom výrobnom procese. Je to písomný dokument identifikujúci možnosti vzniku potenciálnych problémov a možné spôsoby obnovenia dôležitých dát alebo výrobných kapacít. Tento plán má byť pravidelne aktualizovaný so zreteľom na zmiernenie možných dopadov na podnik. Mnoho organizácii a výrobných podnikov má spracované núdzové plány obnovenia činnosti aj na úrovni jednotlivých oddelení.

Spísali sme zopár bodov, ktoré sa oplatí dodržiavať pri písaní BCP:

  • Vytvorte skupinu zodpovedných pracovníkov, ktorí budú riešiť jednotlivé úlohy.
  • Zorganizujte stretnutie s vedúcimi pracovníkmi alebo manažmentom podniku a prediskutujte s nimi všetky potenciálne neštandardné situácie alebo prerušenia prevádzky.
  • Určte si priority ku každému možnému scenáru a možný dopad na činnosť spoločnosti.
  • Spíšte zoznam dodávateľov a odberateľov.
  • Spíšte zoznam dôležitých energetických vstupov.
  • Skúste popísať každý dôležitý stroj/zariadenie či službu pri ktorých môžu nastať nečakané okolnosti.
  • Spíšte zoznam aktivít, ktoré bude potrebné vykonať v prípade vzniku neštandardnej udalosti.
  • Zamyslite sa, ako bude vaša spoločnosť kompenzovať výpadok príjmov.
  • Rozkreslite si núdzový plán ako vývojový diagram.
  • Určte si minimálny počet zamestnancov, ktorí budú potrební na realizáciu núdzového plánu.
  • Skontrolujte si plán a navrhované opatrenia s dôrazom na možné kolízie medzi jednotlivými oddeleniami.
  • Otestujte vytvorený BCP. Tento krok je najdôležitejším.
  • Aktualizujte plán po každej významnejšej zmene v spoločnosti (zmena technológie, nový výrobný proces, sťahovanie, zmena dodávateľa alebo odberateľa a pod.).

Prečo je potrebné vypracovať núdzový plán?

Je potrebné sa zamyslieť nad tým, v akom stave má daný podnik BCP – ak je zastaraný mnohokrát môže podniku skôr uškodiť ako pomôcť. Manažment podniku by sa nemal spoliehať len na jedného určeného pracovníka a už vôbec nie na to, že sa situácia za pochodu nejako vyrieši. Ak máte aktualizovaný BCP, nemáte sa čoho obávať.

Mnohé podniky pracujú s ,,Núdzovým plánom,, ktorý obsahuje odkaz na zasadnutie manažmentu podniku, ktorý rozhodne ako ďalej. Takéto unáhlené rozhodnutia však so sebou prinášajú riziko oddialenia skorých náprav škôd. Mnohokrát stačí, ak určený skúsený pracovník odíde do dôchodku a zvyšok firmy už nemá tak potrebné informácie.

V dobrom BCP je potrebné počítať aj s tým, že väčší počet pracovníkov nebude môcť nastúpiť do práce napr. v dôsledku choroby či rozsiahlejšej povodne v oblasti. Aj takéto situácie totiž nie sú neobvyklé.

Kvalitný BCP má vplyv na podmienky poistenia, keďže v prípade poistnej udalosti, môže pomôcť následky škody zmenšiť, alebo eliminovať.

Špecialisti Risk manažmentu v poisťovni Colonnade Vám radi pomôžu pri tvorbe BCP pre vašu spoločnosť.